Dans une petite commune, le secrétariat prépare quotidiennement des courriers, attestations et autres documents qui doivent ensuite être présentés au maire ou à un élu pour validation.
Lorsque l’élu n’est pas présent en mairie, un document numérique peut encore finir par être imprimé, tamponné, signé puis numérisé avant d’être envoyé.
Avec Keymo, cette étape peut rester entièrement numérique.
Le secrétariat prépare le PDF. Le maire ou l’élu concerné peut ensuite y apposer le tampon de la collectivité et sa signature manuscrite avec son Keymo.
Le secrétariat prépare, l’élu valide
Keymo s’intègre simplement dans l’organisation d’une petite mairie.
- Le secrétariat prépare le document.
- Le PDF est transmis à l’élu concerné.
- L’élu ouvre le document dans Keymo Reader.
- Il positionne le tampon et sa signature.
- Il saisit son code PIN et valide avec Keymo.
- Le document peut être enregistré, transmis ou archivé.
Le document reste ainsi numérique du début à la fin.
Validez également vos documents à distance
Un maire ou un élu local n’est pas nécessairement présent en permanence à la mairie.
Avec Keymo, il peut disposer de son tampon numérique et valider les documents préparés par les services depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Cette utilisation est particulièrement adaptée aux petites collectivités dans lesquelles les élus doivent concilier leur mandat avec leur activité professionnelle et ne sont pas présents quotidiennement en mairie.
Quels documents utiliser avec Keymo ?
Keymo peut notamment être utilisé pour apposer un tampon et une signature sur différents PDF de la collectivité :
- courriers administratifs ;
- attestations ;
- courriers aux administrés ;
- documents préparés par le secrétariat ;
- comptes rendus ;
- documents transmis à des partenaires ;
- formulaires ;
- documents internes ;
- autres PDF nécessitant le tampon et la signature d’un utilisateur habilité.
Retrouvez le tampon de votre mairie sur vos documents numériques
La dématérialisation ne signifie pas nécessairement la disparition des éléments d’identification traditionnellement utilisés par la collectivité.
Chaque Keymo peut être personnalisé avec l’empreinte de la mairie ou de la collectivité, son identité visuelle et la signature manuscrite de son utilisateur.
Vous retrouvez ainsi sur vos PDF les éléments visuels familiers de vos documents papier.
Un Keymo pour chaque utilisateur
Une collectivité peut équiper plusieurs personnes avec leur propre Keymo.
Le maire, un adjoint ou un agent habilité peut ainsi disposer d’un appareil correspondant à son usage et à sa signature.
La validation avec Keymo est protégée par un code PIN.
Pour identifier facilement plusieurs appareils, Keymo ID permet également de personnaliser chaque Keymo avec le nom de la collectivité, de l’élu, de l’agent ou du service concerné.
Vos documents restent sur votre appareil
Keymo fonctionne avec Keymo Reader sur PC, Mac, tablette et smartphone.
Les documents traités restent sur votre appareil : ils ne sont pas envoyés vers une plateforme de partage ou un service cloud documentaire pour être tamponnés.
Keymo peut également fonctionner sans connexion Internet.
Les avantages de Keymo pour une petite collectivité
- tamponnez et signez directement les documents PDF ;
- évitez les impressions réalisées uniquement pour obtenir une signature ;
- permettez aux élus de valider des documents à distance ;
- conservez le tampon et l’identité visuelle de la collectivité ;
- utilisez une signature manuscrite personnalisée ;
- protégez la validation par un code PIN ;
- utilisez Keymo sur ordinateur, tablette ou smartphone ;
- fonctionnement possible sans connexion Internet ;
- aucun abonnement mensuel ;
- certificat électronique inclus pendant deux ans.
Que contient votre Keymo ?
Votre Keymo comprend :
- 1 tampon électronique Keymo ;
- 1 empreinte personnalisée comprenant jusqu’à cinq lignes de texte ;
- le logo ou l’identité visuelle de votre collectivité ;
- la signature manuscrite optimisée par nos graphistes ;
- l’activation simplifiée de votre Keymo ;
- un certificat électronique valable deux ans.
Une solution adaptée au fonctionnement des petites communes
Dans une petite mairie, quelques documents à valider peuvent suffire à multiplier les impressions, les déplacements ou les attentes lorsque l’élu signataire n’est pas disponible.
Avec Keymo, le secrétariat prépare le document et l’élu conserve la maîtrise de sa validation, y compris lorsqu’il n’est pas physiquement présent en mairie.
Le secrétariat prépare. L’élu tamponne et signe. Le document reste numérique.
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